Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare von FIZ Karlsruhe via Avaya Spaces

Wir nutzen das Videokonferenz-System Avaya Spaces (nachfolgend „Spaces“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Spaces ist ein Service der Avaya GmbH & CO. KG (nachfolgend: „Anbieter“) basierend auf Leistungen des Gesamtkonzerns und auch Gesellschaften, die ihren Sitz in den USA haben.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist FIZ Karlsruhe.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Spaces aufrufen, ist der Anbieter von Spaces für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Spaces erforderlich da die Anwendung als reine Web-Applikation („Web-App") ausgelegt ist. Alternativ kann man sich die Software („Spaces-App“) herunterzuladen.

Sie können Spaces danach nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting in der Web-App oder in der Spaces-App eingeben.

Bei der Nutzung von Spaces werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Die korrekte Angabe Ihres Namens ist, gerade bei einer größeren Zahl der Teilnehmenden, empfehlenswert. Ansonsten empfehlen wir, möglichst wenige Angaben mit personenbezogenen Daten zu machen.

Folgende personenbezogene Daten sind gegebenenfalls Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zur/zum Benutzer/in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional).

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Start- und Endzeitpunkt der Videokonferenz.

Bei Einwahl mit dem Telefon darüber hinaus: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Video- und Audiodaten: Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Anwendung abschalten bzw. stummstellen.

Bei Aufzeichnungen (optional): Dateien mit allen Video-, Audio- und Präsentationsinformationen des Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Anwendung angezeigt. Durch Ausschalten der Kamera und/oder des Mikrofons können Sie darüber hinaus selbst bestimmen, ob und in welcher Form Sie in einer Aufzeichnung erscheinen möchten.

Wir empfehlen dringend, Aufzeichnungen nur in unbedingt notwendigen Fällen einzusetzen. In diesen Fällen empfehlen wir eine lokale Speicherung auf Systemen von FIZ Karlsruhe.

Textdaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden insoweit verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und in Ausnahmefällen für eine Nachbearbeitung des Online-Meetings zu protokollieren. Wenn wir Textdaten für eine nachfolgende Verarbeitung speichern wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Dies gilt entsprechend für Webinare.

Wenn Sie an Online-Meetings teilnehmen, speichert der Anbieter von Spaces Daten dazu (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, gegebenenfalls Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitenden von FIZ Karlsruhe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG  und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern keine Rechtsgrundlage dafür besteht.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Spaces erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Anbieter vorgesehen ist.

Ihre Daten werden bei Spaces nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.

Die oben angegebenen Daten werden so lange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Online-Meetings und damit zusammenhängender Services erforderlich ist.

Die kommunikationsbezogenen Metadaten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich sind.

Im Falle einer Aufzeichnung werden die Daten der Audio- und Videoübertragung sowie optional die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Dauer des Meetings hinaus gespeichert. Die auf den Cloudservern des Anbieters gespeicherten Aufzeichnungen werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Im Fall einer lokalen Speicherung auf Systemen von FIZ Karlsruhe werden die Daten nur zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks und solange dafür notwendig gespeichert. In Berichten und im Dashboard des Anbieters werden die Daten nach 24 Monaten gelöscht. Systemgenerierte Daten (z.B. IP-Adressen, tiefergehende Logdaten, usw.) werden bis zu 30 Tage gespeichert.

Spaces ist ein Dienst, der von einem Anbieter unter Einbeziehung von Gesellschaften, die ihren Sitz in den USA haben, erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben Spaces so konfiguriert, dass der Datenverkehr bei der Durchführung eines Online-Meetings wie Bild, Ton, Gesprächsinhalte in der Europäischen Union (EU) gespeichert bzw. verarbeitet wird. Die Meeting Metadaten werden auch außerhalb der EU, insbesondere US-amerikanischen Servern verarbeitet. Wir haben mit dem Anbieter von Spaces einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes, das heißt ein dem europäischen Standard vergleichbares Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules und durch technische Sicherungsmaßnahmen gewährleistet. Dies sind insbesondere passwortgeschützte Meeting-Räume mit Einlasskontrolle, die Auswahl europäischer Rechenzentren des Anbieters für die Speicherung von Daten, die bei der Durchführung von Meetings anfallen, sowie eine durchgehende Transportverschlüsselung des gesamten Datenverkehrs.

Stand: 17.01.2023

Weitere Informationen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.